System CRM a RODO. Jak Sugester spełnia wymogi bezpieczeństwa i RODO

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych zostało wprowadzone w 2018 roku przez Unię Europejską. Od tego czasu zapewnia obywatelom UE większą kontrolę nad ich danymi osobowymi, a podmioty przetwarzające obliguje do zwiększenia odpowiedzialności za te dane.

Od początku wprowadzenia dyrektywy Sugester umożliwia przedsiębiorcom wspieranie zmian wynikających z ustawy.

W tym artykule pokazujemy w jaki sposób nasz system CRM spełnia wymogi RODO. 

Znajdziesz tu:

1. Jak wygląda bezpieczeństwo i przetwarzanie danych
2. W jaki sposób zbierać i przechowywać zgody na przetwarzanie danych
3. Jak “zwrócić” dane klientowi
4. Jak przechowywać umowy o RODO w systemie

 

Jak wygląda bezpieczeństwo i przetwarzanie danych w Sugesterze?

Bezpieczeństwo danych w systemach takich jak CRM to sprawa priorytetowa. 

W Sugesterze oprócz podstawowych zabezpieczeń jak szyfrowanie danych, backup konta, monitorowanie zdarzeń czy certyfikat SSL przy własnej domenie, masz do dyspozycji funkcje, które pozwolą Ci wprowadzić dodatkowe zabezpieczenia. Są to:

• Uprawnienia - które umożliwiają tworzenie indywidualnych ról i nadawanie pracownikowi dostępu tylko do tych danych, jakie są mu potrzebne do wykonywania jego obowiązków
• Podwójna weryfikacja podczas logowania - wymaga logowania do systemu Sugester za pomocą hasła oraz unikalnego kodu, który jest wysyłany mailem lub smsem
• Ograniczenie IP - które umożliwia logowanie do systemu tylko z określonego IP, np. z IP biura
• Blokada aplikacji podczas bezczynności - jeśli w określonym czasie system nie rejestruje aktywności użytkownika
• Monitorowanie zdarzeń - dzięki aktywnościom systemowym można prześledzić działania użytkownika, z uwzględnieniem czasu i rodzaju aktywności jakie wykonał

 

Więcej na temat bezpieczeństwa oraz dokładny opis wymienionych funkcji znajdziesz w osobnym artykule 6 sposobów na zabezpieczenie danych w Twoim systemie CRM

 

W jaki sposób zbierać i przechowywać zgody na przetwarzanie danych?

Zgody na przetwarzanie danych możesz zbierać i przechowywać w Sugesterze za pomocą naszych formularzy.

Wystarczy, że np. do formularza kontaktowego lub zapisu na newsletter dodasz checkbox “Zgoda na przetwarzanie danych”. 

 

Jak to zrobić?

1. Wejdź w zakładkę Formularze i stwórz formularz (wybierając szablon z listy lub dodając pola w formularzu ręcznie)
2. Kiedy dodasz już wszystkie potrzebne pola, kliknij przycisk +Pole Radio
3. W szarym okienku Właściwości pola usuń z pola Opcje wszystko co się w nim znajduje i wpisz nazwę swojego checkboxa np. “Zgoda na przetwarzanie danych”
4. Jeśli chcesz, żeby z danych z formularza tworzył się w CRM klient to rozwiń Więcej opcji w formatce formularza i w polu Sposób mapowania wybierz Klient. Zapisz formularz
5. Teraz musisz przejść do zakładki CRM i stworzyć dodatkowe pole, w którym będą przechowywane zgody z formularza. W tym celu wejdź na listę klientów, rozwiń strzałkę przy ikonie koła zębatego i wybierz Dodaj własne pole. Uzupełnij nazwę pola np. "Zgoda" i zapisz zmiany.
6. Następnie wróć do formularza, wejdź w jego edycję i kliknij w pole zgoda tak, by pojawiło się ponownie szare okienko Właściwości pola. W Polu zgłoszenia znajdź na liście pole własne, które przed chwilą dodałeś w klientach. W podobny sposób zmapuj pozostałe pola z formularza (w razie problemów we wpisie Zaawansowana konfiguracja formularzy znajdziesz instrukcję jak to zrobić).
7. Na koniec zapisz formularz

 

Informacje na temat udzielonych zgód znajdziesz na karcie klienta. A żeby łatwiej Ci było przeglądać, od których klientów otrzymałeś zgodę, a od których nie - w opcjach wyświetlania zaznacz, by pole ze zgodą wyświetlało się na liście klientów.

 

 

Jak wypisać/zapisać się na listę mailingową?

Jeśli Twój klient, który udzielił Ci kiedyś zgody np. na wysyłkę newslettera, zdecyduje, że jednak chce z tego zrezygnować to - w myśl zasad RODO - musisz mu dać możliwość tak samo łatwo się wypisać, jak się zapisał.

Jeśli korzystasz z mailingu w Sugesterze, masz ułatwione zadanie. Każda z kampanii mailingowych, która jest wysyłana przez nasz system, ma automatycznie dodawany link unsubscribe. Pozwala on klientowi w łatwy sposób wypisać się np z newslettera. Wystarczy, że kliknie w odpowiedni link w wiadomości.

 

 

Nasz link unsubscribe ma jeszcze jedną zaletę. Oprócz łatwego wypisania się z kampanii, klient ma również możliwość zapisania się na inną kampanię, która tematycznie bardziej go interesuje. 

W jaki sposób? Podczas tworzenia list odbiorców skorzystaj z funkcji grupy list. Jeśli wysyłasz kampanię do listy odbiorców, która jest w grupie list, to odbiorca klikając w link unsubscribe zobaczy też inne listy w ramach tej grupy,na które może się zapisać.

Jeśli klient sam wybierze co go interesuje i jakie treści chcę otrzymywać, jest dużo większa szansa że pozytywnie zareaguje na twój kolejny mailing.

 

Jak “zwrócić” dane klientowi?

Dzięki temu, że korzystasz z systemu CRM i wszystkie dane na temat swoich klientów masz w jednej aplikacji, nie będziesz miał problemów z “oddaniem” danych swojemu klientowi, jeśli ten o to poprosi.

Używając eksportów w Sugesterze, możesz wyciągnąć z systemu dane i przekazać je klientowi w plikach xls i eml.

Dane jakie możesz wyeksportować z Sugestera to:

• Dane klienta
• Maile klienta
• Aktywności
• Interesy
• Zadania

 

Jak przechowywać umowy RODO?

Jeśli podpisujesz z klientem umowy RODO w wersji elektronicznej lub nawet papierowej, to zawsze scan takiej umowy możesz zamieścić w CRMie.

W profilu klienta jest oddzielna sekcja Załączniki, gdzie możesz dodawać potrzebne Ci dokumenty. 

 

1. Stwórz dodatkowe pole

Na początek dodaj pole własne, w którym będziesz przechowywać dane na temat podpisanej umowy.  W ten sposób nie tylko uporządkujesz informacje, ale łatwiej ci będzie wyszukiwać klientów którzy np. tej umowy nie mają.

1. Wejdź na listę klientów i rozwiń strzałkę przy ikonie koła zębatego, następnie wybierz Dodaj własne pole
2. Uzupełnij nazwę pola np. “Umowa”
3. W polu Rodzaj wybierz Pole wyboru
4. Zapisz zmiany

Na karcie klienta, w sekcji Dodatkowe pola, pojawi się nowy checkbox.

 

 

2. Zaznaczaj zgodę przy dodawaniu dokumentów

Za każdym razem kiedy załączasz do klienta plik z podpisaną umową, zaznacz też checkbox “Umowa”. 

Jeśli widzisz słowo “Tak” na liście klientów, w kolumnie “Umowa” to oznacza, że checkbox jest zaznaczony a umowa podpisana. “Nie” - oznacza, że klient nie podpisał jeszcze umowy.

 

 

3. Znajdź klientów bez podpisanej umowy

Jeśli wprowadzasz umowy w sposób, jaki opisaliśmy powyżej, możesz w każdej chwili w łatwy sposób wyszukać wszystkich klientów, którzy nie mają z Tobą podpisanej umowy i podjąć w tej kwestii dalsze działania.

Wyszukiwanie możesz zrobić na 2 sposoby:

• klikając 2 razy na nagłówek “Umowa” na liście klientów. W ten sposób system posortuje rekordy na liście zaczynając od tych, które w kolumnie “umowa” mają “nie”.

• Możesz przejść do wyszukiwania zaawansowanego w klientach, a następnie wpisać prosty warunek wyszukiwania

 

“Umowa” < 1

 

W wynikach wyszukiwania znajdziesz wszystkich klientów, którzy nie podpisali jeszcze umowy.

 

 

Ten sposób jest o tyle lepszy, że możesz takie wyszukiwanie zapisać jako filtr, a następnie na podstawie tego filtru stworzyć listę odbiorców, do których wyślesz mailing z przypomnieniem o konieczności podpisania umowy.

Zgodność systemu CRM z wymogami RODO jest kluczowa dla zachowania bezpieczeństwa danych osobowych i spełnienia europejskich regulacji. 

Wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń oraz procedur zgodnych z RODO pozwala firmom na skuteczne przetwarzanie danych klientów, zapobiegając ewentualnym naruszeniom przepisów prawa.